Documentación y Calidad

¿Tienen alguna relación ambos términos?. Como las dos palabras abarcan mucho contenido especifico:

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– ¿Hace falta controlar la documentación en un sistema de Gestión de Calidad?
– ¿Hacen falta documentalistas en una institución certificada?
– ¿Qué es una evidencia documental?

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20 pensamientos en “Documentación y Calidad

  1. Sí es necesario el control de la documentación ya que lo considero imprescindible en cualquier ámbito y más si nos hallamos ante un SGQ. Para ello es necesario de la existencia de documentalistas, con ello aprovecho para responder a la segunda pregunta con otra afirmativa. Si nos ponemos en el supuesto de una institución científica que quiere implantar un SGQ, entonces se revelará evidente la necesariedad de documentalistas en la institución.

    La evidencia documental creo que se trata de la documentación necesaria para tramitar la certificación o puesta en marcha de un SGQ.

  2. Sí, es necesario porque documentar y formar son las partes más importantes de la implantación de un Siistema de Gestión de Calidad.

    Sí, tambien se requiere de la presencia de un documentalista porque se deben de analizar los resultados para comprobar si se han alcanzado los objetivos. En función de los resultados se modifican las acciones necesarias para adecuarlos.

    Creo que con evidencia documental se refiere al hecho de que lo que no está documentado no existe.

  3. Por supuesto, la documentación es un elemento clave dentro de ese sistema de Gestión de Calidad. Para una institución es muy importante contar con la documentación adecuada. Y es por eso que, bajo mi punto de vista, las instituciones deberían contar con documentalistas que les pongan en contacto con la información adecuada en cualquier momento para lograr una mayor calidad.

    La evidencia documental de una empresa son aquellos documentos creados por una empresa en el ejercicio de sus funciones, es decir, los registros que dan soporte al negocio de la empresa.

  4. Como bien dice Juan Pedro, los registros y evidencias documentales otorgan soporte legal a un negocio. También calidad.
    La relación entre estas palabras se denomina con la asimilación de los conceptos de los manuales y certificados de calidad.
    Las empresas certificadas necesitan de un documentalista que supervise la calidad de su sistema de trabajo; el de gestionar la calidad de otras empresas. Necesitan también de personal de apoyo especializado.

  5. Claro que es necesario tener una documentación calidad y que esta calidad sea controlada. En este aspecto es donde entra el documentalista, que se encargará de que esta documentación este controlada y preparada para su recuperación. Por este motivo, es fundamental esta figura dentro de cualquier institución, y en especial de aquella que busquen la calidad.
    En cuanto a evidencia documental, yo coincido con lo que dice mi compañero Juan Pedro. Serían aquellos documentos que se crean en el ejercicio de las funciones de una institución y que servirá para certificar estas actividades.

  6. En todo sistema de Gestión de calidad se hace necesaria una documentación controlada, puesto que lo que se pretende es conseguir mediante este sistema es lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen. Está claro, y en respuesta a la segunda pregunta, que el papel del documentalista es esencial para conseguirlo, es decir, que controle la calidad de la documentación.

    Por otro lado, una evidencia documental son aquellos registros que dan soporte a una institución, es decir, se crean según las funciones y sirven para dar constancia de las actividades.

  7. Sí, es totalmente necesario controlar la documentación en un sistema de Gestión de Calidad. Este control se lleva a cabo para que la documentación sea de calidad, por eso el papel del documentalista es esencial. Este es un trabajo para un documentalista, no algo que puede hacer cualquiera, ya que sabe lo que hace y lo realizará con total precisión. Para mí, como han dicho varios de mis compañeros, la evidencia documental sería el conjunto de documentos que genera una empresa mediante la realización de sus labores.

  8. En la gran mayoría de los casos, cuando un documento está correctamente escrito y valorado se dice que tiene una buena calidad, es decir, que su contenido es claro, preciso y fácil de comprender. Dentro de un sistema de Gestión de Calidad es necesario controlar la documentación, ya que hay que saber diferenciar entre aquellos documentos que representan un contenido más importante para dicha institución. Por lo que, encontrar un documentalista dentro de una institución certificada puede garantizar que la documentación que se maneja es correcta, y que se va a llevar un claro control sobre todos los ámbitos.
    Una evidencia documental son aquellos documentos o registros creados por una institución y que permiten definir las actividades que estas realizan.

  9. Creo que, como han comentado mis compañeros, la documentación juega, en efecto, un papel fundamental con respecto a los sistemas de gestión de calidad. La documentación y, como consecuencia, los documentalistas, hacen posible el control y dejan constancia de las actividades realizadas y, en última instancia, favorecen o permiten la certificación de calidad de cualquier institución. Es este papel de la documentación el que entendemos por “evidencia documental”, es decir, todo documento generado por una institución en el ejercicio de sus actividades, que servirá como prueba y registro de lo realizado por esta institución.

    Por este motivo, con respecto a la pregunta planteada, creo que sí: tanto la documentación como los documentalistas son imprescindibles en una institución certificada o para el desarrollo de sistemas de gestión de calidad.

  10. Coincido con lo que han señalado mis compañeros, en todo sistema de Gestión de Calidad (SGC) debe estar presente la documentación y, por tanto, es necesaria la presencia de un documentalista. ¿Por qué es necesario controlar la documentación en un SGC? Porque la documentación se convierte en lo que llamamos evidencia documental: los documentos que dan fe, que evidencian la realización de un proceso, sin ellos es imposible evaluar un SGC.

  11. Creo que mejor que un documentalista, que ha recibido la formación adecuada, nadie va a controlar la documentación que genera una empresa o institución, o saber hacer filtros para llevar a cabo un buen sistema de gestión de calidad. De hecho, la evidencia documental es precisamente eso, el conjunto de documentos que genera una empresa o institución y que dejan constancia de la actividad que se ha llevado a cabo.

  12. Ambos términos están bastante relacionados ya que si la calidad de la documentación no es la adecuada, nuestros usuarios no tendrán la información que necesitan, la más veraz. Por esto es importante controlar la documentación en un sistema de Gestión de Calidad.

    Respecto a la siguiente cuestión, el papel de los documentalista debería existir en cualquier lugar que se necesite consultar mucha información. En estas instituciones certificadas es básico para que se pueda acceder a la información que allí se necesita.

    Por último, como ya hemos visto, la evidencia documental es aquellos archivos que “dan fe” o dejan constancia de la actividad de cualquier institución.

  13. De hecho es esencial el control de la documentación, especialmente, por profesionales de las instituciones documentales. Ya que en cualquier organización de calidad un sistema de gestión se hace imprescindible. Y también es necesario la presencia de un documentalista que domine la materia y lleve a buen puerto esa gestión.

    La evidencia documental, tal y como dicen mis compañeros, son los documentos creados en el ejercicio de las funciones de la institución para verificar y dejar constancia de esas actividades.

  14. Ambos términos tienen relación, ya que toda documentación debe ser de calidad para poder trabajar con ella. Por lo tanto, como han dicho mis compañeros la documentación juega un papel muy importante en el sistema de Gestión de Calidad, de hecho aquí es donde más importancia tiene un documentalista, y su papel es esencial. Para conseguir una calidad óptima, es necesario que el documentalista o responsable de la documentación tenga los conocimientos y habilidades adecuadas para manejar información y que resulte de calidad, para que los investigadores puedan hacer uso de ella.
    Por otro lado, una evidencia documental es un documento creado por la institución en el que se verifica qué actividades han sido realizadas esta.

  15. Calidad y documentación deben ir de la mano. Y, por supuesto, hace falta controlar la documentación en un sistema de Gestión de Calidad.

    La presencia de documentalistas en una institución certificada asegura que la documentación que se genera y alberga sea de utilidad y de gran calidad. Y no se me ocurre otra persona más capacitada para ocupar ese puesto que un profesional de la documentación.

    La evidencia documental imagino que tiene que ver con el hecho de que toda actividad que genere documentación queda registrada y gracias a ello constata que se ha realizado.

  16. Es necesario controlar la documentación para la correcta implantación de un Siistema de Gestión de Calidad.

    También es aconsejable la presencia de un documentalista, ya que una buena organización documental es básica para conseguir una certificación de calidad.

    Evidencia documental es todo proceso o procedimiento que queda registrado o justificado a través de un documento que demuestra que ese proceso ha sido realizado. Si no hay un documento que lo demuestre, se puede poner en duda la realización de dicho proceso.

  17. En mi opinión las dos primeras cuestiones casi rozan el absurdo, y con esto doy la razón a mis compañeros y a la lógica. Claro que es necesario controlar la documentación en un sistema de gestión, y barriendo un poco para casa, por supuesto que es necesario un documentalista en una institución certificada, a pesar de que el mismo trabajo lo pueda hacer otra persona no tan cualificada (puestos a elegir me quedo con el profesional).
    La documentación es el más fiel reflejo de la realidad de una institución, y una evidencia documental no es otra cosa, como bien dicen mis compañeros, un documento que da fe y deja constancia de la realización de un proceso.

  18. La documentación es la base de un Sistema de Gestión de Calidad.
    También opino que la presencia de un documentalista en una institución certificada es fundamental, para el trato adecuado y organizado de la documentación que se genere o que sea remitida a dicha institución.
    Una evidencia documental imagino que es la constancia en papel o electrónica de una actividad realizada en una institución donde se tratan todos los puntos de los que consta y los participantes en dicho proceso.

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